Inventário extrajudicial ou judicial: quando cabe cada um, prazo, custo e o que atrasa

O prazo de 60 dias e o que exatamente acontece se ele passar

A lei processual determina que o inventário seja instaurado em até dois meses contados da abertura da sucessão, ou seja, da data do óbito, e concluído nos doze meses seguintes, prazo que o juiz pode prorrogar. Perder esse prazo não faz ninguém deixar de ser herdeiro, não anula direito nenhum e não impede que o inventário seja aberto depois. A consequência é tributária, e é ela que pesa.

Em São Paulo, a legislação estadual do ITCMD prevê multa quando o inventário não é requerido dentro de 60 dias do falecimento: 10% do imposto devido e, se o atraso ultrapassar 180 dias, 20%. A multa incide sobre o ITCMD, não sobre o patrimônio, e vale tanto para o pedido judicial quanto para o extrajudicial, contando-se a data em que o procedimento foi efetivamente requerido. Sobre o imposto recolhido fora de prazo ainda correm juros e atualização.

Há um segundo efeito, menos comentado e frequentemente maior que a multa. A alíquota aplicável é a vigente na data do óbito, porque é nela que ocorre o fato gerador, mas a base de cálculo é o valor dos bens apurado na avaliação. Em um inventário aberto anos depois, a alíquota é a antiga e o valor do imóvel é o de hoje. Em regiões que valorizaram, esse descompasso costuma superar com folga qualquer multa por atraso.

Enquanto o inventário não é aberto, quase nada se move: o imóvel não é vendido nem financiado, o saldo bancário fica indisponível fora das hipóteses de alvará, a quota de empresa continua no nome de quem faleceu e IPTU, condomínio e manutenção seguem vencendo. É esse acúmulo, e não a multa isolada, que torna a demora cara.

Quando o inventário pode ser feito em cartório

O inventário extrajudicial existe desde 2007 e hoje está disciplinado na lei processual. Ele se realiza por escritura pública lavrada em tabelionato de notas, sem homologação judicial, e a própria escritura é título hábil para registro na matrícula do imóvel, para transferência no Detran e para movimentação junto a bancos. Vale um detalhe pouco conhecido: não há competência territorial para o ato notarial, de modo que a escritura pode ser lavrada em qualquer tabelionato do país, independentemente do domicílio do falecido ou de onde estão os bens.

As condições que precisam estar presentes ao mesmo tempo

• Consenso integral sobre a partilha, incluindo o cônjuge ou companheiro sobrevivente. Basta uma discordância sobre quem fica com o quê, sobre a existência de união estável ou sobre doações feitas em vida para que o caminho deixe de ser o cartório.
• Herdeiros maiores e capazes. A regulamentação notarial mais recente passou a admitir o extrajudicial mesmo havendo interessado incapaz, desde que haja consenso e manifestação favorável do Ministério Público, mas a aceitação varia conforme as normas da corregedoria de cada estado e conforme o próprio tabelionato.
• Ausência de testamento, com exceção admitida para o caso de testamento já aberto, registrado e cumprido em juízo, ou de expressa autorização do juízo sucessório. Em qualquer hipótese, a certidão da CENSEC sobre existência de testamento é exigida sempre, sem exceção.
• Presença de advogado, que assina a escritura junto com as partes, comum a todos ou um para cada interessado. Não é formalidade dispensável: a lei processual exige, e sem isso o tabelião não lavra o ato.
• ITCMD apurado e recolhido, ou isenção reconhecida pela Secretaria da Fazenda estadual, além das certidões fiscais e da regularidade dos bens. Nenhuma escritura é lavrada antes disso.

Quando o processo judicial é o único caminho

O judicial volta a ser obrigatório sempre que falta consenso, e litígio aqui é qualquer coisa: divergência sobre a partilha, discussão sobre reconhecimento de união estável, dúvida sobre a validade de testamento, questionamento de doações que deveriam ser levadas à colação, herdeiro ausente, herdeiro desconhecido ou herdeiro que simplesmente não aparece para assinar. Também vai para o juízo o caso em que se precisa de medida que só o juiz concede, como remoção de inventariante ou autorização para alienar bem antes da partilha.

Dentro do judicial há ritos bem diferentes entre si, e confundi-los custa tempo. O arrolamento sumário aplica-se quando todos são capazes e concordes, não tem limite de valor e permite que a partilha seja homologada antes mesmo da apuração final do imposto pela Fazenda. O arrolamento comum é para acervos de valor pequeno, dentro do limite fixado na lei processual, e é admitido mesmo havendo incapaz. O inventário pelo rito comum, mais longo, fica para os casos realmente contenciosos ou de acervo complexo.

Existe ainda uma via que dispensa inventário e é frequentemente ignorada. A lei permite que saldos de FGTS, PIS/Pasep, valores não recebidos em vida e saldos bancários de pequeno valor sejam levantados por alvará pelos dependentes habilitados na Previdência Social. Quando o falecido não deixou imóvel nem bem registrável, muitas vezes é disso que se trata, e abrir um inventário completo seria desproporcional.

Uma observação honesta sobre tempo: no extrajudicial, o que costuma definir a duração não é o tabelionato e sim a análise da declaração de ITCMD pela Secretaria da Fazenda estadual. No judicial, somam-se a manifestação do Ministério Público, quando cabível, e a pauta do juízo. Nenhum desses prazos está sob controle das partes nem de quem as assiste.

Os documentos que sustentam o inventário

Inventário atrasado quase nunca está parado por causa de tese jurídica. Está parado por documento. A lista abaixo é a base comum, e reuni-la antes de protocolar qualquer coisa é o que mais encurta o procedimento, porque cada exigência formulada depois recomeça uma fila.

• Certidão de óbito atualizada e certidão de casamento com as averbações, ou prova da união estável. Se houve pacto antenupcial, a certidão do registro: o regime de bens define a meação, que é apurada antes de qualquer partilha e não se confunde com herança.
• Documentos pessoais de todos os herdeiros: RG, CPF, certidão de nascimento ou de casamento atualizada, endereço e profissão. Quando algum herdeiro é casado, o cônjuge dele também entra na escritura em boa parte dos casos.
• Certidão da CENSEC, a Central Notarial de Serviços Eletrônicos Compartilhados, sobre existência de testamento. É exigida mesmo quando a família tem certeza de que não existe nenhum.
• Imóveis: matrícula atualizada expedida pelo registro de imóveis, em geral com validade curta, de 30 dias em muitas serventias, carnê de IPTU com o valor venal e certidão negativa de tributos municipais. Sendo rural, acrescentam-se CCIR, comprovantes de ITR dos últimos exercícios e CAR.
• Veículos e ativos financeiros: CRLV, extratos com saldo na data exata do óbito, posição de investimentos, informe de rendimentos e, havendo empresa, contrato social atualizado e balanço para avaliação das quotas.
• Certidões negativas de tributos federais, estaduais e municipais em nome do falecido, e as últimas declarações de imposto de renda dele. Havendo débito com exigibilidade suspensa ou em curso de cobrança com penhora, o Código Tributário Nacional, nos artigos 205 e 206, admite a certidão positiva com efeito de negativa, que costuma resolver o impasse sem parar o procedimento. A declaração de renda é, na prática, o melhor mapa de bens que existe, e é por ela que se descobre o que a família havia esquecido.
• Passivo: financiamentos, consórcios, cartões, cheque especial, condomínio e tributos em atraso. O passivo não some com o falecimento e precisa aparecer desde o começo, não no fim.

O que trava na prática

O primeiro obstáculo, de longe o mais comum, é o imóvel com registro desatualizado. Construção erguida e nunca averbada, área na matrícula diferente da área real, desmembramento antigo que nunca chegou ao registro, imóvel adquirido por compromisso de compra e venda que ninguém levou a registro. Nesses casos, o bem que "é da família" pode não estar juridicamente no nome de quem faleceu, e a regularização registral precisa ser resolvida antes, ou o inventário parte apenas dos direitos existentes sobre o bem. É um trabalho paralelo, de natureza registral e contratual, e ele define o cronograma inteiro.

O segundo é o inventário anterior que nunca foi feito. Imóvel ainda em nome do avô, com o pai já falecido também. Não há atalho: são duas sucessões, na ordem cronológica, com dois recolhimentos de ITCMD e, se ambas estiverem fora de prazo, duas multas. Descobrir isso na metade do caminho é frequente, e é o motivo pelo qual a matrícula atualizada deve ser a primeira certidão a ser pedida, antes de qualquer estimativa de custo.

O terceiro é o passivo do espólio. O herdeiro não responde por dívida além das forças da herança, e essa é regra do direito civil, mas as dívidas são pagas antes da partilha, e dívida tributária do falecido, execução fiscal com o espólio no polo passivo ou débito de empresa da qual ele era sócio mudam completamente a conta. Vale também verificar seguro prestamista em financiamentos: em parte dos contratos, o saldo é quitado pelo seguro, e ninguém da família sabe disso.

O quarto é a dispersão dos bens entre estados. Pela Constituição, o ITCMD de imóvel cabe ao estado onde o imóvel está, enquanto o de bens móveis, títulos e créditos cabe ao estado onde se processa o inventário. Um acervo com casa em São Paulo, sítio em Minas e apartamento no litoral catarinense gera declarações separadas, alíquotas distintas, prazos distintos e registros em comarcas distintas, ainda que a escritura seja uma só. Havendo bens no exterior, o quadro mudou: o Tema 825 do STF afastava a cobrança enquanto não houvesse lei complementar, e essa lacuna foi suprida pela Lei Complementar 227/2026, que regulamentou expressamente o ITCMD sobre bens e direitos no exterior e sobre trusts. A verificação continua sendo caso a caso, e a data do óbito é o que define qual regime alcança o espólio.

Quanto custa, item por item

O ITCMD é o item mais pesado, e o cálculo dele deixou de ser o que era. A Lei Complementar 227, de 13 de janeiro de 2026, tornou a progressividade obrigatória em todos os estados: a alíquota passa a crescer conforme o valor do quinhão, do legado ou da doação, respeitado o teto de 8% fixado pela Resolução 9/1992 do Senado Federal. São Paulo, que trabalhava com alíquota única de 4%, precisa editar lei estadual com as novas faixas, e por força da anterioridade anual do artigo 150, III, da Constituição, lei estadual editada em 2026 só produz efeito a partir de 1º de janeiro de 2027. Em um inventário, quem manda é a data do óbito: ela define qual regime alcança o espólio.

A legislação paulista também prevê isenções em faixas fixadas em UFESPs, atualizadas todo ano, entre elas a do imóvel residencial de valor até certo limite quando os herdeiros nele residem e não têm outro imóvel, e a de saldos bancários dentro de um teto bem menor. Como as faixas mudam anualmente, a verificação precisa ser feita na tabela do exercício, não de memória. Há ainda discussão consolidada nos tribunais paulistas sobre a base de cálculo de imóveis urbanos, em razão do chamado valor venal de referência instituído por decreto, distinto do valor venal do IPTU. E, quando há quotas de empresa no acervo, vale saber que a avaliação passou a ser feita a valor de mercado, com o patrimônio líquido ajustado e a possibilidade de inclusão do fundo de comércio, o que costuma afastar bastante o resultado do valor contábil que a família esperava. Qualquer decisão de planejamento tomada por causa disso precisa ser avaliada com a legislação estadual efetivamente em vigor, e não com projeção.

Os custos de procedimento variam conforme a via. No extrajudicial paga-se a escritura pela tabela de emolumentos de notas, calculada sobre o valor do ato, mais o registro na matrícula de cada imóvel, mais certidões. No judicial em São Paulo, as custas seguem a lei estadual, com recolhimento na distribuição e outro ao final, calculados sobre o valor dos bens, com piso e teto expressos em UFESPs. Os honorários advocatícios são contratados por escrito e variam com o número de bens, o número de herdeiros, a dispersão entre comarcas e a existência ou não de litígio.

A conclusão prática é menos automática do que se costuma dizer. O extrajudicial em geral sai mais rápido e mais barato, mas não em todo caso: quando o acervo é pequeno e alcançado por isenção, o arrolamento pode ficar próximo em custo, e quando há incapaz ou divergência, a comparação nem chega a existir. Só a leitura dos documentos permite estimar a soma com alguma seriedade, e estimativa dada antes de ver a matrícula e a declaração de renda do falecido é estimativa sem lastro.