Simples Nacional, anexo III ou anexo V: o fator R e o que ele muda na conta

Quais atividades o fator R alcança

O fator R não vale para todo o Simples Nacional. Comércio (anexo I) e indústria (anexo II) ficam fora, e vários serviços têm anexo fixo, sem qualquer cálculo de folha: advocacia, construção civil, vigilância, limpeza e conservação seguem pelo anexo IV, em que a contribuição previdenciária patronal não está incluída no documento único e é recolhida à parte, e escritórios de serviços contábeis seguem pelo anexo III de forma direta. A regra do fator R está no artigo 18 da Lei Complementar 123/2006, nos parágrafos que tratam do assunto, e alcança um grupo específico de atividades de serviço, em geral ligadas ao exercício de atividade intelectual.

Nesse grupo, a lógica é sempre a mesma: se o fator R for igual ou superior a 28%, a receita é tributada pelo anexo III; se for inferior a 28%, pelo anexo V. Não existe opção, não existe declaração de escolha e não existe pedido a ser protocolado. O anexo é consequência aritmética do que a empresa pagou de folha nos doze meses anteriores.

Atividades que costumam ficar sujeitas ao fator R

• Saúde em geral: medicina, inclusive laboratorial, enfermagem, odontologia e prótese dentária, psicologia, psicanálise, terapia ocupacional, fisioterapia, fonoaudiologia, nutrição, acupuntura, podologia e medicina veterinária.
• Diagnóstico e apoio: laboratórios de análises clínicas, serviços de tomografia, ressonância, diagnóstico por imagem e bancos de leite.
• Projeto e técnica: arquitetura e urbanismo, engenharia, medição, cartografia, topografia, geologia, testes e análises técnicas, pesquisa, design e agronomia.
• Gestão e comunicação: auditoria, economia, consultoria, gestão, organização, controle e administração, perícia, leilão e avaliação, jornalismo e publicidade, representação comercial.
• Outros serviços listados em lei, como tradução e interpretação, comissaria e despachantes, academias de atividade física e de práticas esportivas, administração e locação de imóveis de terceiros e determinados serviços de programas de computador.

A fórmula, o corte de 28% e o tamanho da diferença

O cálculo é direto: divide-se a folha de salários dos doze meses anteriores ao período de apuração pela receita bruta dos mesmos doze meses. O resultado é o fator R. Uma empresa que faturou R$ 600 mil nesse intervalo precisa ter pago R$ 168 mil de folha para atingir exatamente 28%, o que corresponde a uma média de R$ 14 mil por mês. Abaixo disso, anexo V. A partir disso, anexo III.

A alíquota efetiva de cada anexo depende da faixa de receita bruta acumulada em doze meses e é obtida pela fórmula da própria lei: multiplica-se a receita acumulada pela alíquota nominal da faixa, subtrai-se a parcela a deduzir e divide-se o resultado pela mesma receita acumulada. Com R$ 600 mil de receita acumulada, a empresa está na terceira faixa dos dois anexos. No anexo III, a alíquota nominal é de 13,5% com dedução de R$ 17.640, o que resulta em alíquota efetiva de 10,56%. No anexo V, a alíquota nominal é de 19,5% com dedução de R$ 9.900, o que resulta em 17,85%.

São 7,29 pontos percentuais de diferença, o que representa cerca de R$ 43,7 mil por ano sobre esse faturamento. Em faixas menores a distância é ainda maior: na primeira faixa, até R$ 180 mil de receita acumulada, o anexo III começa em 6% e o anexo V começa em 15,5%. Nas faixas mais altas a distância se reduz, e por isso a análise precisa considerar a faixa em que a empresa realmente está e para onde ela caminha, não a impressão geral de que um anexo é sempre melhor que o outro.

O que entra na folha para esse cálculo

A lei define folha de salários para fins de fator R de modo mais amplo do que o senso comum, e mais estreito do que muita gente supõe. Entram as remunerações pagas a pessoas físicas em razão do trabalho nos doze meses anteriores, incluídas as retiradas de pró-labore, acrescidas do FGTS depositado e da contribuição previdenciária patronal efetivamente recolhida, quando houver recolhimento separado. Nos anexos III e V a contribuição patronal já está embutida no DAS, de modo que, em regra, não há parcela adicional a somar por esse título.

O detalhe que decide muitos casos é o verbo: são valores pagos, não valores provisionados. Pró-labore lançado apenas na contabilidade, sem folha, sem eSocial, sem DCTFWeb e sem recolhimento, tende a ser desconsiderado em fiscalização, e a reclassificação retroativa para o anexo V vem acompanhada de diferença de imposto, juros e multa. O mesmo raciocínio vale para o momento do pagamento: o que importa é a competência dentro da janela de doze meses.

Fora do cálculo

• Distribuição de lucros aos sócios, por expressa disposição legal. É exatamente o inverso do pró-labore para esse fim.
• Aluguéis pagos, inclusive aluguel pago a sócio pelo imóvel onde a empresa funciona.
• Pagamentos a pessoas jurídicas, o que inclui prestadores contratados como PJ, clínicas parceiras e profissionais que emitem nota pela própria empresa.
• Verbas que não têm natureza remuneratória para fins previdenciários, como vale-transporte e a parcela do plano de saúde e da alimentação fornecidos nas condições da legislação.
• Valores pagos a estagiários e a bolsistas, cuja natureza é discutida e cujo tratamento convém confirmar antes de contar com eles para atingir o corte.

Elevar o pró-labore para chegar aos 28%: onde a conta fecha e onde não fecha

A recomendação mais repetida em conversa de corredor é aumentar o pró-labore até cruzar os 28%. Ela pode fazer sentido, mas o cálculo precisa comparar economia de DAS com custo adicional de folha, e esse custo tem duas partes bem diferentes entre si.

A primeira é a contribuição previdenciária do sócio, de 11% sobre o pró-labore, limitada ao teto do salário de contribuição, reajustado todo ano. Quando o sócio já retira valor próximo ou acima do teto, o acréscimo de pró-labore não gera contribuição adicional, e a comparação fica bem mais favorável ao anexo III. Quando o sócio retira pouco, cada real adicional carrega os 11% até o teto ser alcançado. A segunda parte é o imposto de renda na fonte sobre o pró-labore, pela tabela progressiva, que chega a 27,5%.

Aqui entra um dado novo, que altera a comparação entre retirar como pró-labore e retirar como lucro. Desde 1º de janeiro de 2026, a Lei 15.270/2025 exige retenção de 10% de imposto de renda na fonte sobre lucros e dividendos pagos por uma mesma pessoa jurídica a uma mesma pessoa física residente quando o total superar R$ 50 mil no mesmo mês. Para optantes do Simples Nacional a aplicação está em disputa, com liminares fundadas no art. 14 da Lei Complementar 123/2006 e na reserva de lei complementar do art. 146, III, "d", da Constituição Federal. A questão não está pacificada, e se ela alcança ou não uma empresa determinada depende da análise do caso concreto.

Há ainda o caminho alternativo, muitas vezes ignorado: contratar. Salários de empregados também compõem a folha, e vêm acompanhados de FGTS de 8%, décimo terceiro e férias com o terço constitucional, que igualmente entram no cálculo. Para uma empresa que já precisaria de equipe, esse pode ser um uso mais produtivo do mesmo dinheiro do que uma retirada maior de um sócio. A decisão também interage com a estrutura societária e com a política de retiradas, e por isso costuma ser tratada junto com o desenho societário da empresa.

Por isso a resposta honesta é que não existe regra geral. Há empresas em que a migração para o anexo III economiza dezenas de milhares de reais por ano com custo adicional pequeno, e há empresas em que o custo de folha necessário para cruzar o corte supera a economia de imposto. A diferença entre os dois cenários só aparece em simulação com os números reais: receita acumulada, faixa, folha atual, retirada de cada sócio e projeção dos próximos meses.

A apuração é mensal, e o anexo pode oscilar

O fator R não é definido uma vez por ano. Ele é calculado a cada mês de apuração, sempre olhando para os doze meses anteriores. Isso significa que a empresa pode ser anexo III em março, anexo V em abril e anexo III de novo em maio, sem que nada tenha mudado formalmente. Basta que a receita tenha crescido mais rápido que a folha, ou que um pagamento tenha ficado para o mês seguinte.

A oscilação é mais comum do que parece em três situações: empresa com faturamento sazonal, empresa em crescimento acelerado e empresa que concentra recebimentos em determinados meses. Um contrato grande fechado em um único mês pode empurrar a receita acumulada para cima e derrubar o fator R logo em seguida, com efeito que se arrasta por doze meses até sair da janela de cálculo.

A consequência prática é que o acompanhamento precisa ser mensal, com o cálculo feito antes do fechamento do PGDAS-D e não depois. Empresas em início de atividade têm regra própria de proporcionalização da receita bruta acumulada nos primeiros meses, o que exige atenção redobrada justamente no período em que a folha ainda é pequena. Esse é um dos pontos que costumam entrar na rotina de acompanhamento jurídico continuado, porque perde valor quando é revisto apenas uma vez por ano.

Sublimite, desenquadramento e erros de enquadramento de CNAE

O Simples Nacional tem limite geral de R$ 4,8 milhões de receita bruta acumulada em doze meses, mas existe um sublimite de R$ 3,6 milhões para efeito de ICMS e ISS. Ultrapassado o sublimite, a empresa continua no Simples para os tributos federais e passa a recolher o imposto estadual ou municipal fora do regime unificado, com toda a obrigação acessória que isso traz. Ultrapassado o limite geral, há exclusão do regime: se o excesso for de até 20%, ou seja, até R$ 5,76 milhões, a exclusão produz efeito a partir de 1º de janeiro do ano seguinte; acima disso, o efeito é imediato. Para uma empresa de serviço próxima dessas linhas, a discussão sobre anexo III ou anexo V passa a conviver com outra, mais ampla, sobre qual regime tributário faz sentido daqui em diante.

O outro problema recorrente é de cadastro. O CNAE não define sozinho o anexo, porque o que a lei descreve é a atividade efetivamente prestada, mas o CNAE errado contamina a segregação de receitas no PGDAS-D e produz recolhimento a menor ou a maior por meses seguidos. Os casos mais frequentes envolvem empresas que prestam mais de um tipo de serviço e informam tudo sob um único código, clínicas que confundem atividade ambulatorial com serviço de apoio ao diagnóstico e empresas de tecnologia que descrevem de forma imprecisa se desenvolvem, licenciam ou apenas revendem.

Quando o erro é identificado, a correção envolve retificar as declarações dos períodos afetados e, se houve recolhimento a menor, pagar a diferença com juros e multa antes de qualquer procedimento fiscal. Se houve recolhimento a maior, há discussão sobre restituição ou compensação dentro do próprio Simples, com regra específica e prazo próprio. Nenhuma das duas correções é automática, e ambas ficam mais caras quanto mais tempo passa.